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会议接待流程、会议接待专业团队wxp

会议服务

会议接待流程、会议接待专业团队wxp
作者:王秀平     来源:     更新时间:2014-7-2 14:50:00     浏览次数:431次
敦煌市发现之旅户外有限公司

★会议场所的选择:
选择合适的会议场所,必须依据当地可提供的会议资源状况及该会议的程序、预计的与会人数、与会人员的背景情况,以及最重要的会议目的、目标和与会者的偏好等因素综合考虑。

一、酒店按类型划分:

1、商务型酒店:这类酒店无论在外部设计,还是在内部装修,以及可提供的先进通讯工具、适合会务的商用场地上(有特定的商务楼层),一般都充分体现了现代商务高效、快捷的内涵。酒店既能接待小型会议也能接待大型会议,有一个或多个多功能厅,24小时全天侯办公,有较强的服务能力,此外还有多个中、西式餐厅、各种商店、健身房、游泳池等设施。

2、度假型酒店:这类酒店一般建在旅游胜地或海边,外部设计、园林规划、内部装修都充分体现了当地特色,集休闲、娱乐于一体。同时随着社会的发展,度假型酒店也能提供相应的会议设施、美食和各种代表地方和季节特色的活动,这些无疑大大方便了会议单位。

酒店按地点划分:

位于市中心:在选择位于市中心的酒店时需考虑酒店与机场距离(包括交通是否拥挤)。如果与会者来自国内或本地区,那么选择这样的酒店是明智的。会议筹划者一般喜欢选择位于理想的城市里且设施和功能齐全的市中心酒店,这样与会者的随行家属便有很多活动可做。
2、位于市郊:对于当地可驱车前往的与会者来说,这类酒店是的大受欢迎的。

三、会议类型与场所的搭配:

1、举办培训活动的最佳环境是能提供专门工作人员和专门设施的成人教育场所(公司的专业培训中心或旅游胜地的培训员)。

2、研究和开发会议需要有利于沉思默想、灵感涌现的环境(培训中心或其他宁静场所最为适合)。

3、重大的奖励、表彰型会议一定要有档次,要引人入胜,会议的目的可是对杰出表现予以奖励。

4、对于交易会和新产品展示会,需要选择有展厅的场所,还要求到达会场及所在城市的交通必须便利。

★会议筹划注意事项:

会议有各种类型,不同的会议需要不同的环境,召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息,通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。最终效果,是使会议顺利完成。

作为会议筹划者,要负责去做各种各样的工作。能够管理会议财务事宜、安排恰到好处的菜单、妥善接待贵宾和外国客人、熟知各种礼仪、行事果断执着。

会议筹划者的任务:

确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标。

制定会议议程、了解可供使用的场所和设施情况、选择或提议合适的场所、检查并比较各项设施、安排交通事宜、协调会务工作人员的活动、制定可行预算或按既定预算安排有关工作、确定各项工作的时间安排、视察选定的场所和设施、与各关方面进行接洽(旅行社等)、同会议发言人和各位贵宾进行联系。
预计召开会议的日期;会议预计召开几天;打算在什么地方召开会议;会议形式或程序是什么;需要多的场地;将有多少人到会;会议预算是多少;打算选用什么级别的酒店和设施。

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联系人:王秀平(崂山区